Opinie - Evaluatiegesprekken zijn elke minuut waard

Woensdag 29 juli 2015 —
“Tijdrovende gedrochten.” Zo omschrijft Ignace Van Doorselaere, CEO van lingeriegroep Van de Velde, de traditionele evaluatiegesprekken. Ik moet zeggen dat ik schrok toen ik dat las. Ik maak elk jaar een maand de tijd voor uitgebreide evaluatiegesprekken met mijn mensen, want zij zijn ons hoogste goed. Die gesprekken zijn tijdrovend en zenuwslopend, maar ze zijn elke minuut meer dan waard. Alleen zo kom je los van de waan van de dag.

Dat Ignace Van Doorselaere van lingeriegroep Van de Velde het traditionele evaluatiegesprek naar de prullenmand verwijst, gaat er bij mij niet in. In ons bedrijf creëren die gesprekken net een meerwaarde die op geen enkele manier te vervangen is. Van Doorselaere vergelijkt ze met examens en lagereschoolrapporten, maar zo zie ik het absoluut niet. Integendeel: een evaluatiegesprek is een dialoog waarvan zowel de werknemer als het bedrijf heel wat opsteken.

Onze evaluatiegesprekken zijn tweerichtingsverkeer, en daarom noem ik ze liever afstemmingsgesprekken. Onze mensen krijgen eerst ruimschoots de tijd om het gesprek voor te bereiden. Ik vraag hen daarbij expliciet om een SWOT-analyse van het bedrijf. Hoe vinden jullie dat we ons positioneren? Wat denken jullie over het bedrijf? Die commentaren zijn voor een familiale onderneming als de onze zeer waardevol, want de mensen zijn onze belangrijkste activa. Tijdens hun voorbereiding moeten ze ook zichzelf beoordelen: wat waren in jouw ogen je sterke en je zwakke punten? En dat gaat niet alleen over het zakencijfer, maar wel over het ruimere plaatje zoals opleidingen, carrièrewendingen, work-life balance, enz.

Critici als Van Doorselaere zeggen dat je als CEO vaker op het terrein moet komen, vaker moet luisteren, je mensen beter moet kennen. Natuurlijk is dat zo, maar het is een en-en-verhaal. Want zonder formele evaluatiegesprekken riskeer je dat je vergeet om stil te staan bij het bredere kader. Het leven is veel te hectisch om dat zonder stilstaan te doen, en elke dag is er wel iets dat je dringende aandacht vraagt. Via gesprekjes tijdens de week wordt het te moeilijk om richting te geven, en gaat een belangrijk moment van bezinning verloren.

Onze mensen komen niet gestresseerd naar de evaluatiegesprekken. Integendeel, ze appreciëren het feit dat ze de kans krijgen om rustig te praten over waar ze staan en waar ze naartoe gaan. Hun thuissituatie met kleine kinderen of zieke ouders, hun ambities, hun verlangens: het evaluatiegesprek is een moment waarop ze uitvoeriger kunnen praten over hoe ze hun carrière zien evolueren. En zo kan ik er mee op letten dat ze op hun werk zowel gelukkig als productief blijven.

Die ruimere beschouwing zou er niet van komen als je je alleen beperkt tot vergaderingen, vluchtige gesprekjes en mailverkeer. Zeker met de mensen die niet op het hoofdkantoor zitten, zou het contact zonder die afstemmingsgesprekken te oppervlakkig worden. En dan riskeer je dat ze plots met één been buiten het bedrijf staan, zonder dat je zag gebeuren dat ze zich niet meer helemaal goed in hun vel voelden.

Pas op, ik hou die evaluatiegesprekken niet voor mijn eigen plezier. Ik trek er een maand voor uit. Anderhalf uur per werknemer, soms drie op een dag: die gesprekken zijn tijdrovend. Maar ze zijn elke minuut meer dan waard, hoe moe ik er ook van thuiskom. Zenuwslopend zijn ze, omdat je geconcentreerd moet luisteren en in dialoog moet gaan. En ze vreten energie, omdat ook ik ze uitgebreid voorbereid: ik neem er de notities bij van eerdere evaluatiegesprekken, en ik overloop wat er in tussentijd gebeurd en besproken is.

Hoe tijdrovend en energievretend ook, elk jaar opnieuw kijk ik er met een tevreden gevoel op terug. En mijn mensen eveneens, alleszins toch naar mijn gevoel. Hou die evaluatiegesprekken dus maar in ere, want voor je het weet zit je vast in de waan van de dag, en ga je voorbij aan de aspecten van het werk en het leven die er voor de mensen echt toe doen.

Ingrid Ceusters, CEO van GROUP HUGO CEUSTERS-SCMS

 

Deze opinie verscheen op 29 juli 2015 in De Tijd: http://bit.ly/1I95g89